Externaliser son graphisme quand on est une petite structure

Une slide à reprendre avant le rendez-vous de jeudi. Le visuel LinkedIn de la semaine. La plaquette avec l’ancien numéro de téléphone. Le rapport annuel qui arrive, comme chaque année, au pire moment.

Aucune de ces tâches n’est énorme. Mais mises bout à bout, elles grignotent des heures entières. Et vous vous retrouvez coincé dans l’entre-deux classique des petites structures. Trop de besoins pour tout faire seul. Pas assez pour embaucher quelqu’un à temps plein.

Bonne nouvelle, il existe plusieurs façons d’externaliser son graphisme. Et non, elles ne coûtent pas toutes le prix d’un salaire.

« Je pensais que j’allais devoir galérer toute seule »

C’est une cliente qui m’a dit ça, en repensant à la période avant qu’on travaille ensemble. Pour elle, se faire aider voulait forcément dire embaucher. Et embaucher, ce n’était pas envisageable.

Elle ne savait tout simplement pas qu’il existait un entre-deux. Et je crois qu’elle est loin d’être la seule.

Un responsable marketing me le résumait autrement, en premier appel. « On ne peut pas tout faire tout seul. » Il était seul au marketing, avec des besoins partout, et pas de budget pour un poste de plus. Vous voyez le tableau.

Les options pour externaliser son graphisme

Il n’y a pas de bonne réponse universelle. Tout dépend du volume de vos besoins et de leur régularité. Voici les grandes options, avec ce qu’elles permettent vraiment.

Honnêtement, Canva n’est pas le problème. C’est un bon outil. Le souci arrive quand il devient la solution à tout, et qu’on passe son dimanche à recaler un visuel.

Combien d’heures de graphiste par mois, pour une petite structure ?

Pour une petite structure, les besoins graphiques du quotidien représentent souvent autour de 8 heures par mois, soit à peu près une journée de travail. Pour estimer votre propre volume, listez pendant un mois toutes les petites demandes, estimez le temps de chacune, puis ajoutez une marge pour les imprévus.

Listez ce qui revient

Pendant un mois, notez chaque petite demande graphique. Même les plus bêtes. Changer une date sur une affiche, décliner un visuel en format story, mettre à jour une fiche offre, ajouter une référence dans un mémoire technique.

Vous allez sûrement être surpris. On sous-estime presque toujours le nombre de ces petites choses.

Estimez le temps de chaque demande

Pour vous donner un ordre d’idée, voici ce que prennent certaines demandes courantes, quand la personne connaît déjà vos fichiers.

• Retoucher une slide ou changer un texte sur un document existant, un quart d’heure à une demi-heure.
• Décliner un visuel pour un autre format ou un autre réseau, une demi-heure à une heure.
• Mettre à jour une plaquette ou une fiche offre, une à deux heures.

Et voilà le point important. Ces durées supposent qu’il n’y a rien à réexpliquer. La même demande confiée à quelqu’un qui découvre votre marque prend facilement le double.

Additionnez, et gardez une marge

Faites le total, ajoutez une petite marge pour les imprévus, et vous avez votre volume mensuel. Si vous tombez sur quelques heures par mois, régulièrement, un forfait mensuel a tout son sens. Si c’est deux demandes par an, restez sur du projet ponctuel, c’est plus simple pour tout le monde.

Les pièges à éviter quand on délègue

Tout déléguer d’un coup

La même cliente avait essayé, avant, de tout confier à quelqu’un. Résultat, elle ne s’y retrouvait plus. Comme elle me l’a dit, elle voulait quand même « mettre sa patte et avoir un œil ». Déléguer, ça ne veut pas dire disparaître. Vous gardez la décision, la personne vous enlève l’exécution.

Confier le graphisme à quelqu’un dont ce n’est pas le métier

Elle avait aussi confié ses visuels à une personne de son équipe qui n’était pas graphiste. Sur le papier, c’était pratique. En réalité, ça n’a pas marché, et elle passait son temps à tout reprendre. Chacun son expertise, tout simplement.

Ne pas poser de cadre

C’est sans doute le plus gros piège. Sans processus clair, on passe son temps à relancer, à réexpliquer, à se demander où en est la demande. Et on finit par se dire que « c’est plus rapide de le faire soi-même ». Ce qui, avec un bon cadre, est rarement vrai.

Ce qui fait qu’une externalisation fonctionne

Le feeling, avant tout le reste

Ça peut paraître un peu flou comme critère. Pourtant, quand j’ai demandé à cette même cliente pourquoi notre collaboration fonctionnait, c’est la première chose qu’elle m’a répondue. « Je pense que c’est vraiment le feeling avec les personnes. »

Et c’est logique, au fond. Vous allez échanger avec cette personne très régulièrement, lui confier vos fichiers, lui demander son avis sur des sujets parfois délicats. Si vous n’êtes pas sur la même longueur d’onde, même le meilleur process du monde finira par grincer.

C’est aussi pour ça que le premier appel compte autant. Il sert à voir si on peut travailler ensemble, et pas seulement à parler de tarifs. Si le courant ne passe pas, mieux vaut s’en rendre compte à ce moment-là que trois mois plus tard.

Quelqu’un qui connaît déjà votre univers

C’est tout l’intérêt de travailler avec la même personne sur la durée. Elle connaît vos couleurs, vos modèles, vos habitudes, l’endroit où sont rangés les fichiers. Vous n’avez plus à tout réexpliquer, et chaque demande va plus vite.

Un endroit unique pour les demandes

Plutôt que des demandes éparpillées entre les mails, les messages et les coups de fil, un seul espace. Chez moi, par exemple, mes clients déposent leurs demandes dans un espace à eux, avec un calendrier. Ils choisissent pour quand ils en ont besoin, suivent l’avancement, et reçoivent un mail quand c’est prêt.

Des délais prévus à l’avance

Petit point qui fâche parfois, mais qui change tout. Un forfait mensuel n’est pas un service d’urgence du jour pour le lendemain. Quand les demandes sont prévues un peu à l’avance, tout le monde travaille mieux. Et quand c’est vraiment urgent, on s’arrange.

Un point régulier, à votre rythme

Je propose en général un petit point chaque semaine, si besoin. On regarde ensemble les priorités, ce qui arrive, ce qui peut attendre. Ça prend quelques minutes, et ça évite bien des allers-retours par mail.

Évidemment, tout le monde n’a pas le temps pour ça chaque semaine. Et c’est très bien comme ça. On peut aussi se voir toutes les deux semaines, ou seulement quand il y a quelque chose à caler. Je m’adapte à votre rythme, pas l’inverse.

Et de temps en temps, on prend un peu de recul sur le forfait lui-même. Si vous avez régulièrement des heures en trop, ou au contraire pas assez, on l’ajuste pour qu’il suive vos besoins réels.

Les questions qu’on me pose souvent

Et si je n’utilise pas toutes mes heures ?

Ça arrive, surtout les mois calmes. Alors soyons clairs. Avec un forfait mensuel, vous ne payez pas seulement des heures de travail, vous payez aussi de la disponibilité. Ce temps-là, je le réserve pour vous chaque mois, que vous l’utilisiez ou non.

C’est pour ça que je ne reporte pas tout. Jusqu’à deux heures non utilisées passent sur le mois suivant. Au-delà, elles sont perdues. Par exemple, s’il vous reste cinq heures en fin de mois, deux sont reportées, et les trois autres ne le sont pas.

Et si ça se répète plusieurs mois d’affilée, c’est simplement que le forfait n’est plus adapté à votre rythme. Dans ce cas, on en parle et on le revoit à la baisse. Personne n’a intérêt à payer des heures dont il n’a pas besoin.

Est-ce que je peux arrêter quand je veux ?

Dans mon cas, oui, il n’y a pas d’engagement de durée. C’est à vérifier avec chaque prestataire, certains demandent un engagement de plusieurs mois.

Est-ce que ça couvre aussi les gros projets ?

En général, non. Un forfait mensuel sert à faire vivre ce qui existe déjà. Une nouvelle identité, un site ou un rapport complet se chiffrent à part, parce qu’ils demandent un vrai temps de conception. C’est plus clair pour vous comme pour le graphiste.

En résumé, on peut se faire aider sans embaucher

Si les petites demandes graphiques vous prennent plusieurs heures par mois, il existe un entre-deux entre tout faire seul et recruter. Listez ce qui revient, estimez le temps, et choisissez la formule qui colle à votre rythme réel. Et surtout, choisissez quelqu’un avec qui le courant passe, et qui prendra le temps de connaître votre univers. C’est ce qui fait toute la différence au bout de quelques mois.

Si vous vous reconnaissez dans cet entre-deux, c’est exactement pour ça que j’ai créé ma formule Partenaire créative.

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